Τα δεδομένα υποβάλλονται σε σύννομη και θεμιτή επεξεργασία με διαφανή τρόπο σε σχέση με το Υποκείμενο των δεδομένων. Συνηθέστερα η νομιμότητα χάνεται όταν τα δεδομένα στο αρχείο καταγραφής έχουν δηλωθεί για σκοπό Α και νόμιμη βάση Α και ο Υπεύθυνος ή Εκτελών την Επεξεργασία τα χρησιμοποιεί για σκοπό Β.

Στο πλαίσιο της διαφάνειας, οι οργανισμοί πρέπει να παρέχουν στα Υποκείμενα πληροφορίες σχετικά με το ποιος επεξεργάζεται τι και γιατί. Για παράδειγμα:

• ποιος είναι ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας
• ποιος είναι ο σκοπός της επεξεργασίας των ΠΔ
• ποια είναι η νόμιμη βάση
• ποιος είναι ο ΥΠΔ (τα στοιχεία επικοινωνίας του)
• ποιο είναι το έννομο συμφέρον (αν αποτελεί τη νόμιμη βάση της επεξεργασίας)
• για πόσο χρονικό διάστημα θα αποθηκεύονται τα δεδομένα
• ποια είναι τα δικαιώματα προστασίας των δεδομένων του Υποκειμένου
• πώς ανακαλείται η συγκατάθεση (όταν συνιστά τη νόμιμη βάση της επεξεργασίας)
• εάν υπάρχει συμβατική υποχρέωση για την παροχή δεδομένων
• πληροφορίες στην περίπτωση αυτοματοποιημένης λήψης αποφάσεων